문서 작성방법 정리 날짜·항목·끝 표시만 제대로 해도 반은 된다

온나라나 한글에서 공문을 열면 첫 줄부터 막히는 지점이 비슷하다. 날짜에 0을 넣을지, 항목을 몇 칸 띄울지, “끝.”은 어디에 둘지. 결론부터 말하면 규칙은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」과 행정안전부 『2025 행정업무운영 편람』에 이미 다 있다. 이 글은 그 편람 제2장(공문서의 작성 및 처리)을 기준으로, 실무에서 가장 자주 틀리는 작성법만 모아 정리한 것이다. 기준일은 2026. 8.이다.

출처: 행정안전부 『2025 행정업무운영 편람』, 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 및 같은 규정 시행규칙. 원문 보기 링크는 행정안전부 편람 문서 뷰어다.

1. 공문서를 쓰기 전에 알아둘 원칙

공문서는 행정기관이 공무상 작성·시행하거나 접수한 문서다. 전자문서를 원칙으로 하고, 처리는 업무관리시스템(온나라 등)이나 전자문서시스템에서 한다.

작성 원칙은 세 줄로 줄어든다.

1. 한글, 가로쓰기, 어문규범을 지킨다. 뜻을 정확히 전해야 할 때만 괄호 안에 한자·외국어를 병기한다.
2. 문장은 짧고 분명하게. 일반화되지 않은 약어·전문용어는 피한다.
3. 숫자는 아라비아 숫자, 용지는 특별한 사유가 없으면 A4(210mm × 297mm)다.

2023년 규정 개정 이후에는 개방형 문서 형식도 강조된다. 기술의 표준이 공개되고 기계가 읽을 수 있는 형식(hwpx, odt, docx 등)으로 쓰고, 문서요지와 키워드를 넣는 쪽을 권한다. 홈페이지에 올릴 때는 한 가지 형식만 올리지 말고 여러 형식을 함께 주는 것이 편람의 취지다.

표 안의 표, 셀 대각선, 복잡한 도형 삽입은 기계 판독을 깨뜨리니 피한다. 화살표가 필요하면 도형보다 → 같은 유니코드 문자를 쓰는 편이 안전하다.

2. 날짜·시간·금액 — 가장 빨리 티가 나는 표기

검색으로 들어오는 질문의 절반은 이 세 가지다.

2-1. 날짜

연·월·일 글자는 쓰지 않고, 숫자 뒤에 온점을 찍은 다음 한 칸을 띄운다. 월·일의 앞자리 0은 쓰지 않는다.

날짜 표기 비교

잘못된 표기	올바른 표기
2026.08.21.	2026. 8. 21.
2026년 8월 21일	2026. 8. 21.
2026. 08. 01.	2026. 8. 1.

기간을 적을 때는 물결표(~)를 앞말·뒷말에 붙여 쓴다. 2026. 8. 1.~8. 31.처럼.

2-2. 시간

24시각제다. 오전·오후, AM/PM은 쓰지 않는다. 시·분 글자 대신 쌍점만 넣는다. 한 자리 시는 0을 붙인다.

• 오후 3시 20분 → 15:20
• 오전 7시 9분 → 07:09

2-3. 금액

아라비아 숫자 뒤에 괄호로 한글을 병기한다. ‘천원’ 단위는 쓰지 않는다.

• 맞음: 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
• 틀림: 345천원, 금 11만 3,560원

쌍점(:)은 앞말에 붙이고 뒷말은 띄운다. 일시: 2026. 8. 21.이 맞고 일시 : 2026. 8. 21.은 틀린다.

3. 항목 기호와 들여쓰기 — 공문서에서 제일 많이 틀린다

내용은 둘 이상일 때만 항목으로 나눈다. 항목이 하나면 기호를 붙이지 않는다.

3-1. 정식 순서

1. → 가. → 1) → 가) → (1) → (가) → ① → ㉮

꼭 필요할 때만 □ → ○ → - → · 같은 특수기호를 쓴다. 전자화하면서 깨지는 특수문자(한글 전용 문자표의 호환 영역)는 피한다.

3-2. 띄어쓰기 5가지

2017. 11. 1.부터 적용된 규칙이고, 2025 편람에도 그대로 실려 있다. 여기서 2타 = 한글 1자 = 스페이스 두 번이다.

1. 첫째 항목 기호(1.)는 왼쪽 기본선에서 시작한다. 예전처럼 제목 아래 6타를 띄우고 시작하지 않는다.
2. 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮긴다.
3. 한 항목이 두 줄 이상이면 둘째 줄은 항목 내용의 첫 글자에 맞춘다. 왼쪽 기본선에서 시작해도 되지만, 한 문서 안에서는 한 가지 방식만 쓴다.
4. 항목 기호와 내용 사이는 1타만 띄운다.
5. 항목이 하나면 기호를 부여하지 않는다.

대략 이런 모양이 된다.

수신  ○○○장관(○○○과장)
제목  ○○○ 계획 알림
1. 관련: ○○과-123(2026. 8. 1.) 「○○ 계획」
vv가. 추진 기간: 2026. 8. 1.~8. 31.
vvvv1) 1차 점검: 2026. 8. 10.
2. 위와 같이 추진하고자 하오니 협조하여 주시기 바랍니다.
붙임  ○○ 계획서 1부.  끝.

본문 문장 바로 아래에 항목이 이어질 때도 첫째 항목은 1.부터, 왼쪽 기본선에서 시작한다. 항목 사이 한 줄 띄우기는 가독성 때문에 허용된다.

 

4. 기안문 구조 — 두문·본문·결문

외부로 나가는 일반기안문(시행문 겸용, 별지 제1호서식)은 세 덩어리다.

4-1. 두문

• 행정기관명: 기안 부서가 속한 기관명. 이름이 겹치면 직근 상급기관을 함께 쓴다. 동구가 아니라 인천광역시 동구.
• 수신: 내부결재면 수신 내부결재. 기관장 권한 사항이면 수신 행정안전부장관(정보공개과장)처럼 처리 부서를 괄호에 넣는다.
• 수신자가 많을 때: 두문에는 수신자 참조만 쓰고, 발신명의 다음 줄에 수신자를 나열한다.
• 경유: 없으면 빈칸. 있으면 “이 문서의 경유기관의 장은 ○○○이고 최종 수신기관의 장은 ○○○입니다.”로 적는다.
• 민원 회신: 수신 홍길동(우 30116 세종특별자치시 도움6로 42)처럼 이름 뒤에 우편번호와 도로명주소를 넣는다.

로고는 행정기관명 줄 왼쪽 끝 2cm × 2cm 안, 홍보문구는 기관명 바로 위에 둔다.

4-2. 본문

제목은 내용을 한눈에 알게 짧게 쓴다. 관련 문서를 적을 때는 생산기관·생산등록번호 뒤에 날짜와 제목을 괄호로 붙인다.

1. 관련: ○○부 ○○○과-123(2025. 9. 20.) 「○○ 행사 관련 협조 요청」

문체는 기안문이면 ~하여 주시기 바랍니다, ~을 알려드립니다처럼 경어체를 쓴다. 내부 보고서·계획서는 ~함, ~하고자 함 같은 명사형으로 통일하는 경우가 많다. 한 문서 안에서 두 문체를 섞지 않는 것이 핵심이다.

4-3. 간이기안문

보고서·계획서·검토서처럼 밖으로 보내지 않는 내부결재만 별지 제2호서식을 쓴다. 시행문으로 바꿔 쓸 수 없다.

5. 붙임과 “끝.” 표시

5-1. 붙임

본문이 끝난 다음 줄에 붙임이라고 쓰고, 띄어 쓰거나 쌍점을 붙이지 않는다. 붙 임, 붙임:은 틀린 표기다. 붙임 뒤에 2타를 띄우고 명칭과 수량을 적는다. 두 개 이상이면 번호를 매긴다.

붙임  1. ○○○계획서 1부.
      2. ○○○서류 1부.  끝.

본문과 붙임 사이에 Enter를 치든 안 치든 상관없다. 계산서·통계표처럼 작성 책임을 밝혀야 하는 첨부는 여백에 작성자를 표시한다.

5-2. “끝.”

• 본문만 있으면 마지막 글자에서 2타 띄우고 끝.
• 붙임이 있으면 붙임 표시문 다음에 2타 띄우고 끝.
• 오른쪽 한계선에서 문장이 끝나면 다음 줄 왼쪽 기본선에서 2타 띄우고 끝.
• 표로 본문이 끝나면, 표가 마지막 칸까지 채워졌을 때는 표 아래 왼쪽에서 끝.을 찍는다. 표 중간에 끝나면 다음 줄에 이하 빈칸을 적는 식이다.

끝만 쓰고 마침표를 빼거나, 마침.으로 쓰는 관행은 규정과 다르다.

6. 쉬운 말로 쓰기

편람이 국립국어원 자료를 인용해 반복하는 부분이다. 대국민 고시·공고일수록 더 중요하다.

• 줄임말은 처음 한 번 풀어 쓴다. 지방자치단체(이하 지자체)
• 로마자만 덩그러니 두지 않는다. 인공지능(AI), 연구개발(R&D)
• 어려운 한자어를 우리말로 바꾼다. 허가를 득하여 → 허가를 받아
• 외래어보다 익숙한 말을 고른다. 브로슈어 → 안내서, 매뉴얼 → 지침

온나라에는 어려운 용어·일본식 한자어를 걸러 주는 「공문서 용어 점검」 기능이 있다. 결재 전에 한 번 돌려 보는 것이 편하다.

7. 상황별 빠른 대조표

공문서 작성 시 자주 하는 실수와 규정 표기

항목	자주 하는 실수	규정대로
날짜	2026.08.01.	2026. 8. 1.
시간	오후 3시	15:00
금액	345천원	금345,000원(금삼십사만오천원)
항목 시작	제목 아래 6타 들여 쓰기	왼쪽 기본선에서 1.
항목 하나	1. 내용만 덩그러니	기호 없이 본문만
붙임	붙임: / 붙 임	붙임 + 2타
끝 표시	없음 또는 마침.	2타 띄운 뒤 끝.
수신 다수	두문에 수신자 전부	수신자 참조 + 결문에 나열

8. 자주 묻는 질문

공문서에 정해진 글꼴이 있나?

규정은 글꼴을 하나로 못 박지 않는다. 기관 서식·시스템 기본값을 따르면 된다. 중요한 것은 글꼴보다 기본선·한계선, 항목 위치, 한글 표기다.

회사 공문도 이 규칙을 써야 하나?

법령상 이 규정은 행정기관이 대상이다. 다만 공공기관·학교·협력업체가 행정기관에 보내는 문서까지 같은 형식을 요구하는 경우가 많아서, 날짜·항목·끝 표시만이라도 맞춰 두면 되돌아가는 일이 줄어든다.

전자문서 효력은 언제 생기나?

도달주의다. 수신자에게 도달한 때, 전자문서는 수신자가 관리·지정한 시스템에 입력된 때다. 고시·공고는 문서에 시기를 안 적으면 공고한 날부터 5일이 지난 뒤에 효력이 생긴다.

9. 마무리

• 날짜는 2026. 8. 1.처럼 띄우고, 월·일 0은 뺀다.
• 항목은 1. → 가. → 1) 순, 첫 항목은 왼쪽 기본선, 아래 단계는 2타씩.
• 붙임은 붙임만 쓰고, 본문 또는 붙임 뒤에 2타 띄워 끝.을 찍는다.

편람 전체를 외울 필요는 없다. 위 세 줄만 습관으로 만들면 기안 화면에서 손이 훨씬 덜 멈춘다. 기관 서식이 바뀌었거나 온나라 화면을 직접 캡처해 두고 싶다면, 해당 화면을 이 글의 해당 절 아래에 끼워 넣으면 된다.